Interne Kontrollsysteme (IKS)
In allen Systemen und Prozessen kommt es zu Fehlern, so auch in den Verwaltungsprozessen von Unternehmen. Hat man erst einmal diese Tatsache akzeptiert kommt die Frage auf, was man dagegen tun kann. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und der permanenten Veränderungen ist es kaum möglich, dass menschliche und systemimmanente Fehler bereits im Ansatz vollständig verhindert werden können. Dies wäre übrigens auch wirtschaftlich nicht akzeptabel. Stellen Sie sich vor, jede Buchung würde von zwei Personen nochmals überprüft! Wer soll das bezahlen?
Die wirtschaftlich sinnvollere Antwort auf das Fehlerrisiko sind gut überlegte, qualitativ hochwertige Kontrollen. Wenn Kontrollen nicht nur zufällig und spontan stattfinden, sondern wiederkehrend und geplant, spricht man von einem Kontrollsystem. Solche Kontrollen müssen also in der betrieblichen Praxis "eingepflanzt" werden und fortlaufend funktionieren. Außerdem müssen sie wirtschaftlich sein, da jede Kontrollhandlung Aufwand erzeugt. Somit ist auch ein permanentes Abwägen notwendig, ob und wie durch Kontrollen Fehler verhindert oder (möglichst früh) erkannt werden können.
Als typische Kontrollinstrumente kennen wir die Abstimmprüfung (z. B. bei der Kassenprüfung), die Funktionstrennung (z. B. sollten Einkauf und Kreditorenbuchhaltung nicht in einer Hand liegen) und das Vier-Augen-Prinzip. Daneben gewinnen automatisierte Kontrollen in der Software zunehmend an Bedeutung (z. B. Passwortabfragen in der Software).
Alle diese Instrumente müssen gut überlegt eingesetzt werden, um die Wirtschaftlichkeit nicht zu gefährden und gleichzeitig das Fehlerrisiko signifikant zu mindern. Als theoretische Grundlage für das IKS dient der COSO Ansatz "Internal control" aus den 1990er Jahren (www.coso.org). Danach muss jedes Unternehmen durch geeignete Kontrollsysteme zumindest Folgendes sicherstellen:
- Sicherheit und Richtigkeit der betrieblichen Prozesse (Operations)
- Ordnungsmäßigkeit der Finanzdaten (Financial reporting)
- Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance)
Das Design von qualitativ hochwertigen Kontrollsystemen, die gleichzeitig effektiv und effizient sind, ist alles andere als trivial. Dies gilt umso mehr, als dass die zunehmende Automatisierung völlig neue Ansätze für die Gestaltung von Kontrollen verlangt; die einfache Übernahme bisheriger Kontrollstrukturen ist nicht nur unwirtschaftlich, sondern führt auch nicht mehr zu der gleichen Sicherheit wie früher. Die Gestaltung solcher Kontrollsysteme erfordert erhebliche Erfahrung sowohl in den fachlichen Anwendungen als auch in der Gedankenwelt von Kontrollstrukturen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass auch in Ihrem Unternehmen einzelne Kontrollsysteme nicht mehr passen, helfen wir Ihnen gerne bei der Neugestaltung.
Bitte sprechen Sie Herrn StB Gerald Siebel, CIA, vereidigter Buchprüfer, auf Ihr individuelles Problem an. Gerne können wir ein unverbindliches Gespräch zum Kennenlernen führen.