Jahresabschlussprüfung
A. Nach welchen Systemen darf ein gemeinnütziger Verein bzw. eine gemeinnützige Stiftung die Bücher führen?
Für Vereine gibt es im BGB zunächst kaum zwingende Vorschriften zur Buchführung. Nach § 666 i.V.m. §§ 259, 260 BGB müssen nur angemessene Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben sowie eine Vermögensübersicht erstellt werden.
Ergänzende Vorgaben kommen für Stiftungen ggf. aus den jeweiligen Landesstiftungsgesetzen hinzu. Außerdem gibt es branchenspezifische Vorgaben (z. B. für Krankenhäuser, WfbM, Pflegeeinrichtungen).
In der Praxis haben sich überwiegend folgende vier Arten der Rechnungslegung etabliert, die wir im Folgenden typisierend kurz darstellen:
| Nr. | Art der Rechnungslegung | Inhalt/Umfang |
|---|---|---|
| 1 | Jahresrechnung | Einnahme-/Ausgaberechnung und Vermögensübersicht |
| 2 | Jahresabschluss Typ A | Bilanz, GuV nach allgemeinen Vorschriften (§§ 238-263 HGB) |
| 3 | Jahresabschluss Typ B | Bilanz, GuV, Anhang nach den Vorschriften für Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB) |
| 4 | Jahresabschluss Typ B + Lagebericht | Bilanz, GuV, Anhang nach den Vorschriften für Kapitalgesellschaften und Lagebericht (§ 289 HGB) |
Während die Jahresrechnung keine doppelte Buchführung erfordert und daher nur bei kleineren Vereinen/Stiftungen vorkommt, erfordern die übrigen drei Arten der Rechnungslegung immer auch eine kaufmännische doppelte Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
Für steuerliche Zwecke sind alle vier Arten der Rechnungslegung grundsätzlich zulässig (vgl. AEAO zu § 63 AO). Dennoch empfiehlt das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) die Jahresrechnung aufgrund der geringen Aussagekraft nur bei kleinen Unternehmen anzuwenden (vgl. IDW RS HFA 14).
B. Hat die Art der Rechnungslegung Einfluss auf die Abschlussprüfung?
Da bei einer Abschlussprüfung im Sinne von §§ 316 ff. HGB der Abschlussprüfer den vorgelegten Abschluss nicht verändern darf ist es wichtig, dass das geprüfte Unternehmen sich selber im Klaren ist, welche Art der Rechnungslegung es anwenden will und entsprechende Unterlagen für die Prüfung vorbereitet.
Der Prüfungsgegenstand kann grundsätzlich alle vier o. g. Arten der Rechnungslegung umfassen. Dies sollte im Rahmen der Beauftragung auch klar zum Ausdruck kommen. Allerdings ist auch das Ergebnis der Abschlussprüfung abhängig von der Art der Rechnungslegung. Wenn das Unternehmen einen Bestätigungsvermerk vergleichbar einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH) anstrebt, muss mindestens ein Jahresabschluss Typ B (vgl. oben Nr. 3 und 4) vorgelegt werden. Ansonsten darf ein Abschlussprüfer kein so genanntes „Volltestat“ erteilen. Folgende Ergebnisse der Abschlussprüfung kommen je nach Art der Rechnungslegung in Betracht (vgl. IDW PS 750 Prüfung von Vereinen):
| Nr. | Art der Rechnungslegung | Prüfungsergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Jahresrechnung | Bescheinigung |
| 2 | Jahresabschluss Typ A | Bestätigungsvermerk - ohne Aussage zum Anhang - ohne Bestätigung der Generalnorm § 264 II HGB |
| 3 | Jahresabschluss Typ B | Bestätigungsvermerk |
| 4 | Jahresabschluss Typ B + Lagebericht | Bestätigungsvermerk und Aussage zum Lagebericht |
Üblicherweise wird der „vollständige“ Bestätigungsvermerk nach Nr. 3 angestrebt, insbesondere wenn der Jahresabschluss auch Banken vorgelegt wird. Wie ausgeführt, ist die Voraussetzung dafür aber die Erstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz, GuV, Anhang nach den Vorschriften für Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB). Nur wenn diese Unterlagen vom Unternehmen zur Prüfung vorgelegt werden können, kann ein entsprechender Prüfauftrag vereinbart werden.
C. Sollte ein Verein/eine Stiftung auch einen Lagebericht erstellen?
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung eines Lageberichtes nach § 289 HGB besteht nicht. Inhalt und Umfang des Lageberichtes wurden in den letzten Jahren deutlich erweitert; auch die einschlägigen Vorgaben des IDW haben den Anspruch an Quantität und Qualität des Lageberichtes zunehmend erhöht. Daraus resultiert, dass die Erstellung inzwischen einen nicht unerheblichen Aufwand darstellt, Gleiches gilt für den Aufwand, den der Abschlussprüfer mit der Prüfung hat.
Angesichts dieses Aufwandes sollte jedes Unternehmen genau abwägen, ob die Erstellung eines Lageberichtes im Sinne von § 289 HGB einschließlich Prüfung einen entsprechenden Zusatznutzen bringt, der den Aufwand rechtfertigt.
Alternativ kann ein Verein/eine Stiftung auch einen Geschäftsbericht bzw. einen Tätigkeitsbericht erstellen, wie er z. B. auch vom Finanzamt gefordert wird. Ein solcher Bericht unterliegt grundsätzlich keinen inhaltlichen Vorgaben und muss nicht geprüft werden. Allerdings sollte auch ein solcher Bericht dem Abschlussprüfer vorgelegt werden, damit dieser ein besseres Verständnis der Branche und des Unternehmens erhält.
Abschließend ist noch darauf hinzuweisen, dass ohne Erstellung eines Lageberichtes nach § 289 HGB der Abschlussprüfer nicht verpflichtet ist, im Prüfungsbericht eine Aussage zur Lagebeurteilung des Unternehmens abzugeben. Wenn also ein Verein/eine Stiftung darauf Wert legt, ist die Erstellung eines Lageberichtes zwingend notwendig.
D. Wie erfolgt die Bestellung eines Abschlussprüfers?
Da es sich bei Vereinen/Stiftungen bei der Abschlussprüfung um eine freiwillige Abschlussprüfung handelt, sind die einschlägigen Vorschriften nach §§ 316 ff. HGB nicht direkt anzuwenden. Analog der Vorschriften für Kapitalgesellschaften sollte bei einem Verein/einer Stiftung wie folgt vorgegangen werden:
1. Der Verein/die Stiftung sollte sich klar werden, welche Art der Rechnungslegung sie verfolgt und welches Prüfungsergebnis angestrebt wird.
2. Der Abschlussprüfer ist zu wählen. Dies geschieht bei einem Verein regelmäßig durch die Mitgliederversammlung. Die Wahl sollte vor dem Abschlussstichtag erfolgen.
3. Nach der Wahl wird der Abschlussprüfer vom Vorstand beauftragt. In der Regel wird der Vorstand bereits im Vorfeld zur Wahl einen Kontakt zum Abschlussprüfer hergestellt haben, so dass die Rahmenbedingungen für die Prüfung bereits abgestimmt sind. Durch die Beauftragung kommt ein Vertrag zwischen dem Verein und dem Abschlussprüfer zu Stande. Im Vertrag sollte der Prüfungsgegenstand, die Vergütung u. a. geregelt werden. Üblicherweise kommt der Vertrag durch ein Auftragsbestätigungsschreiben des Abschlussprüfers zu Stande. Darin werden die vom IDW vorgegebenen AGB’s verwendet, die u. a. auch die Erteilung einer Vollständigkeitserklärung sowie eine Haftungsbegrenzung vorsehen.
Bei einer Stiftung erfolgt die Bestellung entsprechend. Mangels Mitgliedern erfolgt hier die Wahl gewöhnlich durch ein Aufsichtsgremium; dies ist üblicherweise in der Satzung geregelt.
E. Welche Leistungen erbringt der Abschlussprüfer?
Als Leistung erbringt der Abschlussprüfer üblicherweise die Erstellung des Prüfungsberichtes sowie (wenn die Voraussetzungen vorliegen) die Erteilung des Bestätigungsvermerks oder des Versagungsvermerks. Außerdem kann eine mündliche Präsentation des Jahresabschlusses im Vorstand und/oder der Mitgliederversammlung vereinbart werden.
Weitere Leistungen können individuell vereinbart werden.
F. Muss der Jahresabschluss offen gelegt werden?
Für Vereine und Stiftungen gibt es derzeit grundsätzlich keine Offenlegungspflichten. Teilweise wird eine freiwillige Offenlegung empfohlen. Die Entscheidung darüber liegt jeweils bei dem Verein/der Stiftung.
Haben Sie noch Fragen rund um das Thema Abschlussprüfung? Dann rufen Sie uns an! Herr Siebel, vereidigter Buchprüfer/Steuerberater, berät Sie gerne und wir erstellen Ihnen auch gerne ein Angebot für Ihre Abschlussprüfung.